Corporate Compliance
Fehlendes oder mangelhaftes Internes Kontrollsystem - Verantwortlichkeit der Organe
Gemäß § 22 GmbHG sowie § 82 AktG haben die Geschäftsführer einer GmbH bzw. der Vorstand einer AG dafür zu sorgen, dass ein Rechnungswesen und ein internes Kontrollsystem (IKS) geführt werden, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Während das Führen eines dem Unternehmen entsprechenden Rechnungswesens in den meisten österreichischen Unternehmen selbstverständlich ist, ist nur in den wenigsten Unternehmen, das IKS 100%ig ordnungsgemäß ausgebildet.
Anforderungen an ein angemessenes Internes Kontrollsystem
Das interne Kontrollsystem ist jener von der Unternehmensleitung und den mit Unternehmensüberwachung betrauten Personen entworfene und ausgeführte Prozess durch den die
- Wirtschaftlichkeit und Wirksamkeit der betrieblichen Tätigkeit
- die Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung sowie
- die Einhaltung der für das Unternehmen maßgeblichen gesetzlichen Vorschriften
überwacht und kontrolliert werden soll. So soll verhindert werden, dass das Erreichen des Unternehmensziels durch den Eintritt geschäftlicher Risiken beeinträchtigt wird. Folgende Bereiche sollte ein funktionierendes internes Kontrollsystem gemäß KFS/PG1 umfassen:
- Kontrollumfeld
- Risikobeurteilungsprozess
- Betriebliches Informations- und Kontrollsystem (einschließlich der Unternehmensabläufe, die sich mit der Finanzberichterstattung beschäftigen),
- Kontrollmaßnahmen
- Überwachung der Kontrollmaßnahmen
Neue Anforderungen an den Aufsichtsrat durch das URÄG 2008
Im Zuge des URÄG 2008 wurden die Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates wesentlich ausgeweitet. Unter anderem wurde auch für große AGs sowie aufsichtsratspflichtige GmbHs die Verpflichtung zur Einrichtung eines Prüfungsausschusses geschaffen. Diesem Prüfungsausschuss unterliegt neben der Kotrolle des Rechnungslegungsprozesses, der Auswahl und der Überwachung der Abschlussprüfung auch die Kontrolle der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems sowie des Internen Revisionssystems. Diese Tätigkeit stellt die zentrale Aufgabe des Prüfungsausschusses dar. Nach Ansicht des Gesetzgebers gehört die Interne Revision bei großen Unternehmen zum Standard.
Im Zuge der Überwachung der Wirksamkeit des IKS, des Interne Revisionssystems und des Risikomanagementsystems hat der Ausschuss selbständig zu prüfen, ob derartige Systeme in der Gesellschaft eingerichtet und wirksam sind. Diese Funktion wird nach Ansicht des Gesetzgebers durch die jährliche Abschlussprüfung keinesfalls abschließend erfüllt, da hier in der Regel nur Teilbereiche der Aufgaben der Prüfungsausschusses erledigt werden. Dem Prüfungsausschuss muss eine Person angehören, die über die Anforderungen des Unternehmens entsprechende Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Finanz- und Rechnungswesen sowie in der Berichterstattung verfügt (Finanzexperte).
Anwendung finden die neuen Regelungen des UGB erstmals für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2008 beginnen.
Folgen eines fehlenden Internen Kontrollsystems
Das Fehlen eines angemessenen internen Kontrollsystems hat aber nicht nur ein höheres Geschäftsrisiko zur Folge, sondern – was oft wenig beachtet wird – stellt auch eine Verletzung der Sorgfalt der Geschäftsführung bzw. des Vorstandes dar.
Dies kann in der Folge nicht nur zu einer zivilrechtlichen, sondern auch zu einer strafrechtlichen Verantwortlichkeit der Organe führen.
Zivilrechtliche Haftung
Die Geschäftsführer haben in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden (§ 25 Abs 1 GmbHG). Bei Sorgfaltsverstößen und einem daraus resultierenden Schaden haften Geschäftsführer primär nur gegenüber der Gesellschaft nach den allgemeinen Haftungsvoraussetzungen (Schaden, Verursachung, Rechtswidrigkeit, Verschulden).
Verletzungen von ausdrücklich im Gesetz normierten Pflichten (vgl § 22 GmbHG, § 82 AktG) führen zu einem Sorgaltsverstoß und damit zu einer sofortigen Haftung des Geschäftsführers. Dies hat der OGH auch in seiner Entscheidung zu GZ 6Ob688/83 hat der OGH klargestellt,: „Die Vernachlässigung der Pflicht, für eine ausreichende Buchführung in der Gesellschaft zu sorgen, Mängel ohne Verzug abzustellen und auf die rechtzeitige Aufstellung des Jahresabschlusses zu dringen, ist dem Geschäftsführer zumindest als fahrlässige Pflichtverletzung zur Last zu legen, sodass ihm trotz bedingter Unkenntnis von der Überschuldung der Gesellschaft die Verantwortung im Sinne des § 85 Abs 1 GmbHG trifft.“
Schlagend werden solche Schadenersatzansprüche vor allem dann, wenn die Gesellschaft in finanzielle Schwierigkeiten gerät.
Strafrechtliche Haftung:
Auch strafrechtlich wird ein nicht ordnungsgemäßes Internes Kontrollsystem als Sorgfaltspflichtverletzung ausgelegt. Geschäftsführer und Vorstände, die es unterlassen für ein ordnungsgemäß ausgebildetes IKS zu sorgen, handeln somit grob fahrlässig wenn nicht sogar bedingt vorsätzlich.
Besonders hervorzuheben sind hier die Tatbestände der Untreue (§ 153 StGB) sowie der Grob fahrlässigen Beeinträchtigung von Gläubigerinteressen (§ 159 StGB). Untreue begeht, wer eine ihm durch behördlichen Auftrag oder Rechtsgeschäft eingeräumte Befugnis über fremdes Vermögen zu verfügen wissentlich missbraucht und dadurch einen anderen in seinem Vermögen schädigt. Zwar setzt der Tatbestand der Untreue wissentliches Handeln, doch stellen Versäumnisse im Bereich des IKS wesentliche Indizien für einen Befugnismissbrauch dar. Eine Bereicherung des Beschuldigten ist nicht Voraussetzung.
Im Fall einer Verurteilung gemäß § 159 StGB stellt ein mangelhaft ausgebildetes IKS ein wesentliches Versäumnis der Geschäftsführung dar, die dadurch das Tatbestandsmerkmal der kridamäßigen Handlung verwirklicht. Kridamäßig handelt, „wer entgegen Grundsätzen ordentlichen Wirtschaftens ... sonstige Kontrollmaßnahmen ... die ihm einen solchen Überblick [Anm. über die wahre Vermögens-, Finanz- und Ertragslage] verschaffen unterlässt“ (§159 Abs 1 iVm Abs 5 Z4 StGB).
Conclusio
Mit diesem Artikel soll auf die Bedeutung eines ordnungsgemäßen funktionierenden und eingerichteten IKS hingewiesen werden. Ein funktionierendes IKS kann nicht nur das Unternehmen selbst vor Risiken sondern auch Organe vor ungewollten Haftungen schützen. Die Erfahrung zeigt, dass vielfach (manchmal auch nur mündlich) bestehende Regelungen zusammengefasst und neu kommuniziert werden müssen.
Gerne stehen wir Ihnen bei der Einrichtung eines internen Kontrollsystems beratend zur Seite oder übernehmen die Prüfung eines bereits bestehenden Kontrollsystems.
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